不安でいっぱいの初取引 これまで取引がない、初めての映像制作会社（プロダクション）に発注すると、そのプロダクションはいったいどんな対応をするのか？とても不安になることと思います。 「丸投げ」で出来上がってくれば確かに楽で良いのですが、継続して何度も取引しているプロダクションでなければ、例えプロダクション側がいいと言ったって「おまかせ」というわけにはいきませんよね。
弊社も長年お付き合いいただいている企業様からは、半ば「おまかせ」でお請けする仕事は多々ありますが、やはり初めてのお客さまの場合は、どのようなお客さんだろう？どういう事業内容なんだろう？と、知りたいことがいっぱいあります。
映像設計の場合 そこで、弊社が初めてのお客様と取引する場合の、初回打ち合わせから納品までのコミュニケーションをご説明しようと思います。一般的で平均的な場合を想定して、工程順にシリーズで解説していこうと思います。この通りでなくては発注できない、受注できないということではありませんので、あくまでご参考とお考えください。
①お客様から打診を受ける 電話、eメール等で連絡をいただくと、弊社から「映像の目的（テーマ、媒体、ターゲット）」「おおよその予算」「納期」「わかっている条件、要望」をお伺いします。競合見積もり、企画コンペ、プロポーザルコンペかどうかもお伺いします。弊社はこれらの情報から、人的リソースや技能、技術、予算を勘案し判断して、取り組み可能かどうかを速やかに回答します。
・予算（枠）が決まっていない場合も、ご担当の方の「腹積り」を伺います。おおよその予算がわかりませんと、対応可能かどうか判断できないためです。
・お客様が見積額によって発注先を選ぶために、複数のプロダクションに競合見積書をとる場合にも対応します。その場合は「仕様」を仮定するための情報を追加でお尋ねすることがあります。弊社にて仕様（ごく簡単な構成、撮影日数やナレーション有無、尺など）を仮定して提案することも可能です。
・初めてのお客様からの無料での企画コンペは、原則的にですが、お請けしていません。
②初回打ち合わせ 対面（ないしはテレビ会議）にて、オリエンテーションとヒアリングを行います。
・お客様にはできれば「オリエンテーションシート」を作成いただき、その時点で社内のコンセンサスを得た、ないしはご担当様の構想に関してご説明ください。①の時点よりも、より具体的な方針や条件を示していただくと、その後の進捗が捗ります。
・弊社からのヒアリングとして、オリエンテーションで示されなかった情報や、事情をお尋ねします。制作することになった経緯や、部署の事情など、書類しにくい情報は口頭でお知らせください。そのニュアンスによって弊社の理解がガラッと変わる（正しく理解する）ことがありますので、重要なプロセスです。
・次のプロセスとしてお客様の会社内で必要となる手続きをお知らせください。そのご要望に沿った書類等の準備、調査等を行います。
・一般的に多い次のプロセスは「企画書/シナリオ案の提案」「そのシナリオでの制作見積書の提案」「スケジュール案の提案」ですので、それらの作成に必要な情報、条件もこの打ち合わせで伺うことになります。
・守秘義務、機密保持契約書の取り交わしをこの前段階で郵送で行うことが時々あります。 次回は「企画書（シナリオ）の提案」から「契約書の取り交わし」の予定です。